貨架商品清單也叫盤點卡，指商品在貨架上擺放的次序。貨架商品清單欄目一般包含商品編碼、商品名稱、商品條碼、規(guī)格等。商場盤點的難點在于店面商品清點過程耗時耗力。除了商品整理外，主要工作量體現(xiàn)在兩個環(huán)節(jié)上，一是盤點清單準備的工作量，二是現(xiàn)場盤點記錄錄入系統(tǒng)的工作量。將這兩個環(huán)節(jié)的工作量盡可能地降至最低，將使盤點工作事半功倍。建立貨架盤點清單，正是基于這種考慮。
建立盤點配置圖
盤點之前要做好規(guī)劃，根據商品貨架的位置建立盤點配置圖。在盤點配置圖上將所有商品的陳列存儲區(qū)進行編號，包括貨架、促銷陳列區(qū)、冷凍柜、冷藏柜、后場的倉庫區(qū)、冷庫等，只要是商品儲存、陳列之處均要標明，對于非貨架冷藏柜和倉庫中的倉位也要視為一個貨架進行編號。
建立貨架商品清單
在貨架商品清單中列示每個貨架上商品也叫信息及擺放次序。由于店面普通陳列一般具有較大的穩(wěn)固性，所以除了第一次將盤點清單錄入系統(tǒng)時工作量較大以外，以后再次使用該功能時只需根據店面實際做少量修改即可。建立貨架商品清單，可以選在任何非盤點時間分多次多人進行，每個貨架建立一張獨立盤點清單。
可以通過以下幾種方式完成清單建立：
第一種，手工抄寫貨架上的商品信息。按商品的擺放順序，從左到右、從上到下記錄商品，商品記錄內容包括商品條碼、商品名稱等，手工采集完畢后在業(yè)務系統(tǒng)中按陳列順序錄入每張清單上的商品。
第二種，使用盤點機。將所有的商品按貨架號逐一掃描，在業(yè)務系統(tǒng)中導入盤點機文件形成貨架商品清單。建立貨架商品清單可以在非盤點時間進行，可以提高盤點機的利用率。
第三種，使用無線條碼槍或使用手提電腦接條碼槍來模擬無線條碼槍。將掃描的條碼記錄在新建的文本文件中，每節(jié)貨架保存為一個文件。再通過業(yè)務系統(tǒng)導入文本文件的功能，建立貨架商品清單。
生成盤點任務
在每次開始盤點之前，需要在業(yè)務系統(tǒng)中生成盤點任務。生成盤點任務是確定盤點商品的范圍，對業(yè)務系統(tǒng)中的賬面庫存保存一份備份，這樣即使盤點數(shù)據沒有及時錄入完畢，也不會影響第二天正常營業(yè)。生成盤點任務時，需要選擇盤點的類型，分為全場盤點和分組盤點。分組盤點可以按部門、品類、供應商、貨位、品牌或單品確定盤點范圍。在分店盤點當天，總部不能再給分店進行商品配送，以免產生在途庫存。生成盤點任務之前，必須將所有的業(yè)務單據審核入賬，并且完成當天的銷售數(shù)據匯總處理，否則會引起盤點前的商品賬面庫存數(shù)據不準確。
填寫貨架商品清單
將貨架商品清單打印出來，每個貨架對應一張表格，分發(fā)給負責不同區(qū)域的盤點人員進行盤點。打印的貨架商品清單欄目，包括商品編碼、商品名稱、商品條碼、規(guī)格及空白的初盤及復盤數(shù)量。盤點人員找到對應的貨架，在貨架前按照從左到右、從上到下的順序對商品進行清點，將每個商品的實際數(shù)量填寫在初盤數(shù)量欄內。每張清單盤點完成后，在初盤點人處簽字。初盤完成后，盤點人員之間交換貨架盤點清單，對初盤的商品再次清點確認，在復盤數(shù)量欄內注明本次清點的商品數(shù)量并簽字。
盤點數(shù)據錄入
盤點數(shù)據錄入是很費時間的工作，并且容易出現(xiàn)錯誤。盤點數(shù)據的錄入可以分為兩種方式進行，一種是在收銀機上錄入，另一種是在后臺工作站上錄入。系統(tǒng)如果提供按貨架商品清單進行錄入，可以提高盤點的效率。如果在收銀機上通過貨架商品清單錄入，需要將盤點任務及貨架商品清單等盤點數(shù)據下發(fā)到收銀機中。數(shù)據錄入時要先選擇盤點任務，確定盤點商品范圍，再選擇事先設定好的貨架商品清單編號，調出商品清單。系統(tǒng)會自動按商品在貨架中的陳列順序，將商品信息加入到盤點數(shù)據的錄入界面中。錄入人員只需對照貨架商品清單逐條錄入商品數(shù)量即可，不需錄入商品編碼或商品條碼。錄入工作簡化到最少，同時也不必核對錄入順序及每張清單中商品行數(shù)，這樣可以大大加快錄入的速度，提高數(shù)據錄入的準確率。
盤點數(shù)據審核及復盤
盤點清單全部錄入完畢并入賬，開始對盤點數(shù)據審核。首先檢查漏盤商品，生成盤點任務時，已經確定了盤點商品的范圍，如果商品沒有在盤點單中錄入，很可能這些商品是漏盤的商品。業(yè)務系統(tǒng)在結束盤點時，會將漏盤商品的庫存全部清零，所以對漏盤商品一定要認真對待，以免引起賬實不符。其次檢查需要抽盤的商品。對于單價高和數(shù)量多的商品，作為抽盤的重點。業(yè)務系統(tǒng)中提供按數(shù)量或按比例設置復盤警戒線，如對于單價高的商品，按差異數(shù)量設置抽盤條件，如差異數(shù)量大于2個就抽盤；對于數(shù)量多單價低的商品，按數(shù)量差異比例設置抽盤的條件，如差異超出10%才進行抽盤。根據需要對漏盤及需要抽盤的商品進行再次清點。
